Política de privacidad

Alcance y marco jurídico

Esta política aplica a visitantes, prospectos, clientes, usuarios autorizados y demás personas cuyos datos personales sean tratados a través del sitio, los formularios, los canales de atención o los servicios FERPOS.

El tratamiento se realiza conforme a la Ley N.° 8968, Ley de Protección de la Persona frente al Tratamiento de sus Datos Personales, su Reglamento, Decreto Ejecutivo N.° 37554-JP, y demás normativa costarricense aplicable. Esta política complementa los términos de contratación y no limita derechos irrenunciables reconocidos por ley.

Datos que podemos tratar

Según la relación con el servicio, podemos tratar datos de identificación y contacto; información comercial o profesional; datos necesarios para registro, facturación, soporte y atención; referencias de pago; datos fiscales, contables o documentales que el usuario decida incorporar; y datos técnicos mínimos asociados al acceso, seguridad y funcionamiento del servicio.

No solicitamos datos sensibles que no sean necesarios para una finalidad legítima y expresamente informada. El usuario debe abstenerse de incorporar información de terceros que no sea necesaria para la operación contratada o respecto de la cual no tenga una base legítima para su tratamiento.

Datos de terceros incorporados por clientes

Cuando un cliente incorpora datos de sus propios clientes, proveedores, colaboradores u otras personas para utilizar funciones de facturación, contabilidad, gestión comercial o soporte, el cliente conserva la responsabilidad sobre la licitud, exactitud, finalidad y autorización de esos datos.

FERPOS los trata únicamente en la medida necesaria para prestar las funciones contratadas, atender instrucciones legítimas del cliente, mantener la operación del servicio o cumplir obligaciones legales aplicables.

Finalidades del tratamiento

La información puede utilizarse para gestionar registros y cuentas; prestar, mantener y mejorar los servicios contratados; procesar solicitudes y soporte; emitir o gestionar documentación asociada al servicio; administrar pagos y facturación; prevenir abuso y accesos no autorizados; conservar trazabilidad operativa; responder requerimientos legales; y mantener comunicaciones directamente relacionadas con la relación comercial.

No vendemos datos personales ni los utilizamos para finalidades incompatibles con aquellas informadas al titular.

Consentimiento y legitimación

Cuando la normativa requiera consentimiento, este debe ser libre, expreso, informado, inequívoco y específico. En procesos de registro o formularios públicos, el consentimiento para el tratamiento de datos se solicita de forma separada de la aceptación de términos contractuales.

Determinados tratamientos también pueden resultar necesarios para ejecutar una relación contractual, atender una solicitud del titular o cumplir una obligación legal. La negativa a aportar datos indispensables puede impedir la activación o prestación de la función que los requiera.

Proveedores de servicio y acceso autorizado

Podemos apoyarnos en proveedores tecnológicos o profesionales estrictamente necesarios para operar el servicio, procesar comunicaciones, alojamiento, respaldo, soporte, cobro u otras funciones relacionadas. Su acceso se limita a lo necesario para la prestación encomendada y queda sujeto a obligaciones de confidencialidad y protección de datos.

Cuando un tratamiento implique servicios ubicados fuera de Costa Rica, se procurará que la transferencia o tratamiento se realice conforme a la normativa aplicable y a las condiciones de consentimiento o habilitación legal que correspondan. No publicamos en esta política detalles de infraestructura cuya divulgación pueda debilitar la seguridad del servicio.

Conservación de la información

Conservamos los datos durante el tiempo razonablemente necesario para la finalidad que justificó su tratamiento, mientras exista una relación vigente, durante los plazos necesarios para atender obligaciones legales, fiscales, contables, contractuales o de defensa de derechos, y según los límites de conservación que establezca la normativa aplicable.

Cuando proceda la eliminación, esta podrá ejecutarse de forma segura o mediante procesos de anonimización. Las copias de respaldo pueden conservarse temporalmente hasta completar sus ciclos ordinarios de rotación.

Derechos del titular

El titular puede solicitar, según corresponda, acceso a sus datos, información sobre su uso, rectificación, actualización, supresión, bloqueo o revocación del consentimiento. Estas solicitudes son gratuitas y se atienden por los canales oficiales, previa verificación razonable de identidad para evitar divulgaciones a terceros.

Cuando la Ley N.° 8968 resulte aplicable a la solicitud, FERPOS resolverá el ejercicio de los derechos de acceso, rectificación o supresión dentro de cinco días hábiles contados a partir de su recepción, en los términos exigidos por la normativa. Si una solicitud no puede cumplirse total o parcialmente por una obligación legal, relación vigente o necesidad legítima de conservación, se informará el motivo aplicable.

Confidencialidad y seguridad

Aplicamos medidas administrativas, organizativas y tecnológicas razonables para reducir riesgos de acceso, uso, alteración, pérdida o divulgación no autorizada. El acceso a información se limita según funciones y necesidad operativa.

Ningún sistema puede garantizar riesgo cero. Por seguridad, esta política no describe configuraciones, ubicaciones, proveedores, credenciales, reglas de detección ni otros detalles que puedan facilitar ataques o eludir controles.

Incidentes y cooperación

Cuando exista un incidente que pueda afectar información personal, se evaluará su alcance y se adoptarán medidas de contención, recuperación y comunicación según corresponda legalmente. Los usuarios deben reportar de inmediato cualquier acceso sospechoso o pérdida de control de sus credenciales por los canales oficiales.

La información sobre incidentes se comunicará de manera proporcional, evitando publicar datos que incrementen el riesgo para los usuarios o la plataforma.

Personas menores de edad

Los servicios empresariales y profesionales de FERPOS no están dirigidos a que personas menores de edad contraten por sí mismas. Si una persona menor aporta información sin autorización válida, su representante puede solicitar la revisión o supresión correspondiente, salvo que exista una obligación legal de conservación.

Consultas, reclamos y autoridad competente

Las consultas o solicitudes de privacidad pueden presentarse mediante los canales oficiales publicados en este sitio. La persona interesada también puede acudir a la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (PRODHAB) cuando considere que sus derechos en materia de protección de datos han sido afectados.

Podemos actualizar esta política para reflejar cambios legales, regulatorios u operativos. La versión vigente será la publicada en este sitio con su fecha de actualización.